Adviesrapport

Samenvatting

Innovatie in de zorg is noodzakelijk om de kwaliteit van de zorg te verhogen en om de zorg op lange termijn toegankelijk en betaalbaar te houden. Dit zien we ook binnen de ouderenzorg, aangezien er grote personeelstekorten zijn en een toename van de zorgvraag. Door de inzet van zorgtechnologie kunnen we de zorg ontlasten en personeel slimmer inzetten. BrabantZorg wil daarom gaan opschalen met bewezen systemen als de Compaan en de Medido binnen thuiszorg-teams. Echter is het momenteel nog niet inzichtelijk hoeveel Compaan’s en Medido’s in de verschillende thuiszorg-teams zijn ingezet. Doormiddel van een dashboard willen we dit inzichtelijk krijgen. Door onderzoek en het maken van een dashboard willen we de volgende hoofdvraag beantwoorden:

Op welke wijze kan een dashboard bijdragen aan het inzichtelijk maken van de ingezette Medido’s en Compaan’s in de verschillende thuiszorg-teams van BrabantZorg?

Om deze vraag te kunnen beantwoorden, zijn we gestart met het organiseren van de ruwe data vanuit het portaal van Compaan en Medido, en hebben we deze verwerkt in Microsoft Power BI voor de weergave van de data. Doormiddel van literatuur, begeleiding van Bram Tuns (docent aan Fontys Hogeschool) en verschillende interviews met teammanagers en medewerkers van BrabantZorg zorgtechnologie, zijn we gekomen tot een overzichtelijk dashboard dat inzicht geeft in het aantal ingezette Medido’s en Compaan’s binnen de thuiszorg-teams. We zijn tot de con-clusie gekomen dat een dashboard een ondersteunende factor is voor het verder opschalen van deze middelen. Er zal wel meer onderzoek gedaan moeten worden naar de afhankelijkheden, succes- en belemmeringsfactoren van de opschaling van deze middelen. Het Zorginnovatieplat-form heeft een uitgebreid rapport geschreven om deze afhankelijkheden, succes- en belemme-ringsfactoren inzichtelijk te maken, met daarbij adviezen om deze zo goed mogelijk aan te pak-ken.

Uitkomsten

Deelvraag 1:

Wat is de huidige situatie betreft inzichtelijk krijgen van het aantal Compaan’s en Medido’s binnen BrabantZorg?

COMPAAN:

Het zorgtechnologieteam maakt gebruik van het Compaan-portaal, waar een Excel-bestand gedownload kan worden. In dit Excel-bestand staan alle actieve gebruikers die momenteel een Compaan gebruiken. Naast de cliëntgegevens staat er ook bij van welk team ze zorg krijgen. Sommige cliënten ontvangen zorg van meerdere thuiszorgteams en bij deze cliënten staan er meerdere teams vermeld. Op deze manier gebruiken ze de grafiekfuncties van Excel om inzicht te krijgen in hoeveel Compaan-apparaten er in gebruik zijn.

MEDIDO:

Iedere maand stuurt Medido een Excel-bestand met alle actieve gebruikers van de Medido. Daarin wordt het team vermeld samen met de cliëntnummers die een Medido gebruiken. Deze gegevens worden door het zorgtechnologieteam verwerkt, en er worden grafieken geplot met de functies van Excel.

Voor het weergeven van de gegevens heeft het team ervoor gekozen om deze per regio te tonen, in plaats van per thuiszorg-team. Dit komt omdat sommige cliënten zorg ontvangen van verschillende thuiszorg-teams. Echter, deze aanpak sluit niet aan bij de behoeften van de teammanagers, omdat in één regio meerdere teammanagers zitten die verantwoordelijk zijn voor de thuiszorg-teams. Bovendien is het verwerken van deze gegevens zeer tijdrovend, omdat bij elke cliënt die meerdere thuiszorgteams heeft, beoordeeld moet worden tot welke regio deze hoort. Dit wordt gedaan via het elektronische cliëntendossier (ECD).

Deelvraag 2:

Wat is een geschikt systeem voor het maken van een dashboard?

BrabantZorg maakt gebruik van een Google-omgeving. Aanvankelijk heb ik gezocht naar een BI-tool van Google. Google biedt Google Analytics aan, maar binnen BrabantZorg hadden we hier geen licentie voor, en het was ook niet eenvoudig om deze licentie aan te vragen aangezien het alleen voor mijn project zou zijn. BrabantZorg heeft een samenwerking met Bince, die de zorgmonitor ontwikkelt. In deze zorgmonitor worden al vele gegevens van BrabantZorg ver-werkt, meer gericht op personeel, zoals het aantal medewerkers, ziekteverzuim en het aantal beschikbare FTE's. Omdat teammanagers al gebruikmaken van een dashboard met Microsoft Power BI en vanwege de samenwerking met Bince, hebben we besloten om dit dashboard ook in Microsoft Power BI te maken.

Deelvraag 3:

Welke vorm van grafieken zijn het meest geschikt om duidelijk inzicht te geven van het aantal Medido’s en Compaan’s in de verschillende thuiszorg-teams van BrabantZorg?

Uit de interviews is duidelijk geworden dat er behoefte is aan data over het aantal ingezette Me-dido's en Compaan's bij de teams waarvoor de teammanagers verantwoordelijk zijn. Er zijn hierbij drie verschillende manieren geëvalueerd voor de presentatie van deze aantallen.

Alleen het aantal.

Het aantal alleen gaf niet genoeg informatie. Dit kwam omdat managers vaak niet wisten hoeveel cliënten er in een team zijn. Vijf Medido's in een team van 20 cliënten is een zeer goed resultaat, terwijl datzelfde aantal in een team van 200 cliënten juist een zeer matig resultaat is. Een los getal gaf de zorgmanagers te weinig informatie om conclusies aan te verbinden.

Percentages (hoeveel procent van de cliënten die zorg krijgen van een team heeft een Medido of Compaan).

Bij de weergave van percentages was het juist weer lastig om een inschatting te maken over de precieze aantallen. Bijvoorbeeld, wanneer 10% werd getoond, kregen managers vaak weinig inzicht in wat die percentages daadwerkelijk betekenden. Betekende 10% nu tien of honderd Medido's of Compaan's?

Aantal cliënten dat wel een Compaan of Medido hebben in vergelijking met het aantal dat geen Compaan of Medido heeft.

Bij het inzichtelijk maken van het aantal cliënten dat wel een Compaan of Medido heeft, en het aantal dat er geen heeft, kregen managers direct een betere indruk van de ingezette aantallen, hoeveel cliënten het betreft, en in welke mate er nog groei mogelijk is.

Diagrammen:

Om de aantallen te tonen hebben we twee soorten diagrammen getest.

Cirkeldiagram dat het aantal cliënten toont met een Compaan of Medido en het aantal zonder Compaan of Medido.

Bij het presenteren van een cirkeldiagram moest er voor elk team een aparte cirkel getoond wor-den. Dit nam veel ruimte in beslag op het dashboard. Bovendien was het niet mogelijk om bij het selecteren van een team de gegevens van het geselecteerde team geïsoleerd weer te geven.

100% Liggende staafdiagram met in de staven zichtbaar het aantal cliënten met een Compaan of Medido en het aantal zonder Compaan of Medido.

De 100% liggende staafdiagram neemt veel minder ruimte in beslag, verschillende teams konden weergegeven worden in 1 diagram. De aantallen konden worden weergegeven in de balken en de managers vonden het fijn dat alle teams heel duidelijk in 1 diagram bij elkaar staan. Hierdoor kunnen de teams ook vergeleken worden.

Deelvraag 4:

Welke informatiebehoefte is er bij de verschillende teammanagers van BrabantZorg betreft inzichtelijk maken van de hoeveelheid ingezette Medido’s en Compaan’s?

Aantal Compaan’s en Medido’s aanwezig in een thuiszorg-team met daarbij het groeipotentiaal.

Door het tonen van het huidige aantal Compaan’s en Medido's biedt het dashboard direct inzicht in de aantallen waarmee we werken. Over het algemeen liggen deze aantallen tussen de 0 en 15, niet bij de 100. Het tonen van percentages geeft zorgmanagers geen duidelijk beeld van het aan-tal. Het weergeven van het potentiële aantal cliënten dat geen Compaan of Medido heeft, helpt teammanagers om inzicht te krijgen in de schaalbaarheid van de zorgverlening door middel van deze vorm van zorgtechnologie. Daarnaast biedt het ons inzicht om te bepalen welke teams nog achterlopen, zodat we hen eventueel kunnen ondersteunen bij het opschalen.

Aantallen over tijd.

De implementatie van zorgtechnologie heeft een belangrijke plaats gekregen als agendapunt in het jaarprogramma van BrabantZorg, met als doel het opschalen van zorgtechnologie. Door het monitoren van data over tijd wordt het duidelijk of het opschalen succesvol is. Dankzij deze monitoring kunnen er vervolgacties ondernomen worden, zoals analyses bij thuiszorgteams als het opschalen niet lukt, gevolgd door de nodige ondersteuning. Op deze manier kunnen mana-gers ook de impact van deze beleidsveranderingen en investeringen in zorgtechnologie beoorde-len en daarop actie ondernemen.

Tijdbesparing bij inzet.

Het presenteren van de bespaarde tijd door de inzet van deze technologieën benadrukt de directe voordelen voor de efficiëntie van de zorgverlening. Dit draagt bij aan een beter begrip van de impact van zorgtechnologie op de werkdruk van het zorgpersoneel. Het biedt ook een motiverende factor voor het thuiszorgteam zelf om de technologieën actiever te gebruiken. Bovendien helpt deze informatie bij het rechtvaardigen van verdere investeringen in zorgtechnologie.

Deelvraag 5:

Hoe wordt het project overgedragen zodat de data beschikbaar blijft en opgevolgd wordt?

Er is een samenwerking tussen BrabantZorg en Bince. Bince is een consultancybedrijf dat het dashboard maakt voor de zorgmonitor van BrabantZorg. Momenteel verwerkt Bince alleen nog personeelsgegevens. Gezien de toenemende groei van zorgtechnologie en het belang van het monitoren van de gegevens die daaruit voortvloeien, zal het monitoren van deze gegevens een grotere rol gaan spelen. BrabantZorg zal dan moeten beslissen of deze gegevens ook verwerkt worden in de zorgmonitor. Als dit het geval is, zal er een implementatieplan geschreven moeten worden over de inrichting van deze gegevens in samenwerking met Bince.